EndNote サイトライセンス導入事例 ～東京都医学総合研究所 様～【共有機能でコストを抑えつつプロジェクト内における文献情報の共有を実現】

1. EndNoteを導入・選択いただいた経緯を教えてください

東京都医学総合研究所は2011年に3つの研究所が統合して発足し、図書室も統合されました。当時、電子ジャーナル化が進んでいたため、冊子体は極力導入しない方針でした。2013年頃、雑誌のタイトル数が多く予算オーバーとなったため、大手出版社のタイトルを削減し、ペイパービュー（PPV）を導入しました。その際、コアなジャーナルは維持しつつ、限られた予算の中で研究者の情報アクセスを支える方法として、プロジェクト内で文献情報を共有し、効率的に活用できる仕組みを模索しました。また、当時は研究者が個別にEndNoteのCD版を購入することを図書館がサポートし、毎年のアップグレードに多額の費用をかけていました。そこで、コストと手間を抑えつつプロジェクト内で文献情報を共有できるEndNoteのサイトライセンスの導入を決定しました。 

2. 導入後の効果、感想を教えてください

サイトライセンス化により、プロジェクト内で全員がEndNote を使えるようになったため、業務効率が改善しました。また、以前のCD版を個人で購入・アップグレードしていた頃と比べ、大幅にコストを抑えることができ、研究者からも大変喜ばれています。実際の利用においては、WordなどOffice製品と連携し、引用文献を簡単に追加・編集する機能や、投稿先のジャーナルに合わせて引用・参考文献のスタイルを変更できる機能が高く評価されており、「もう手放せない」という声も多く聞かれます。Windowsだけでなく、Macユーザーも多数活用しています。また、図書室の運営面でも大きな効果がありました。以前行っていたCD版の購入手配などの事務作業がなくなり、負担が大幅に軽減されました。インストールやアップデートに関しても、ユサコの手厚いサポート(メールサポート、画面共有サポート、ウェブサイト上のFAQなど)があるため、スムーズに運用できています。

3. 図書室の取り組みを教えてください

電子ジャーナル化が進み、オンラインで文献が読めるようになったことで、「物理的な図書室は不要ではないか」という声も聞かれます。しかし、当研究所では「場」としての図書室の価値を重視し、5〜6年ほど前から「サードプレイス化」を進めています。研究室と自宅の中間のような、飲食も可能で居心地の良い空間を作ることで、研究者同士が自然に出会い、交わる機会を創出しています。オンライン会議やリモートワークが増加する中、リアルなコミュニケーションの不足は、アイデア創出や生産性の面でリスクになり得ると考えています。そのため、偶発的な立ち話や息抜きができる場を提供し、インプットとアウトプットの循環を促すことが図書室の新たな役割です。さらに、見学者向けのルートに組み込んだり、写真スポットを設けたりするなど、図書室の存在意義を確立するための工夫を続けています。